Office of Finance and Accounting

1. History and Development:

Along with the development and integration of the University, over the past years the Office of Finance and Accounting has carefully managed and economized resources, “ … cherishing every piece of coal, every scrap of iron, every measure of corn; carefully gathering and saving to build our foundation…”. Generations of staff of the Office of Finance and Accounting have always strived and taken pride in their contributions to the construction and development of the University.

Over time, overcoming difficulties and challenges, the University’s physical facilities have continuously expanded, and its appearance has become increasingly spacious, modern, and well-equipped. The training mission has developed rapidly, strongly, and sustainably. The living standards of staff, lecturers, and employees have been continuously improved and enhanced. In recent years, many staff members of the Office of Finance and Accounting have held important and highly responsible positions, and many have developed and grown professionally from the Office of Finance and Accounting.

2. Achievements:

With a long-standing tradition and the contributions of generations, the Office of Finance and Accounting has received many prestigious awards. Specifically:

The Finance and Accounting Party Cell has continuously achieved the title of “Clean and Strong Party Cell.”

The Office of Finance and Accounting has continuously achieved the title of “Excellent Labor Collective,” with many individuals recognized as Emulation Fighters at University, Ministerial, and National levels.

For many consecutive years, the Office has been awarded Certificates of Merit by the Prime Minister of the Government, the Minister of Industry and Trade, the Vietnam General Confederation of Labour, the Vietnam Women’s Union, and the Rector of the University, …

3. Organizational Structure:

No.	Name	Position	Email	Tel
1	Th.S Trần Thị Kim Liên	Party Cell Secretary, Head of the Office	Ttklien@en.uneti.edu.vn
2	Th.S Đinh Viết Xuân	Deputy Head of the Office	dvxuan@en.uneti.edu.vn
3	TS. Hoàng Thị Huyền	Deputy Head of the Office	hthuyen@en.uneti.edu.vn
4	Th.S Nguyễn Thị Thủy	Head of the Grassroots Trade Union Group (Hanoi) Officer
5	CN Nguyễn Gia Dần	Officer
6	Th.S Phạm Thị Lan Hương	Officer
7	Th.S Nguyễn Thị Lan	Officer
8	Th.S Lê Thị Hồng Hạnh	Officer
9	Cn Nguyễn Thị Hương Giang	Officer

4. Chức năng, nhiệm vụ:

4.1. Chức năng

  Phòng Tài chính Kế toán là đơn vị trực thuộc trường có chức năng tham mưu, giúp việc cho Hiệu trưởng về công tác tài chính – kế toán: Tổ chức quản lý, khai thác, sử dụng các nguồn kinh phí, các nguồn thu sự nghiệp và các khoản thu dịch vụ khác theo quy định của Nhà nước; tổ chức công tác kế toán phù hợp với mô hình hoạt động của nhà trường và tuân thủ theo đúng quy định về công tác quản lý tài chính đối với đơn vị sự nghiệp.

4.2. Nhiệm vụ và quyền hạn

a) Tham mưu giúp việc cho Hiệu trưởng xây dựng kế hoạch tài chính dài hạn, ngắn hạn; quản lý tài chính theo quy định của Nhà nước; căn cứ điều kiện thực tế của nhà trường lập dự toán kinh phí hàng năm trình Bộ Công Thương xét duyệt;

b) Chủ trì xây dựng, trình Hiệu trưởng phê duyệt kế hoạch dự toán, quyết toán hàng năm; Tổ chức hoạt động và điều hành toàn bộ công tác nghiệp vụ kế toán, chủ động khai thác, sử dụng phần mềm kế toán đã được phê duyệt để thực hiện công tác hạch toán kế toán theo mô hình hoạt động của đơn vị đảm bảo đúng quy định của Bộ Tài chính;

c) Hướng dẫn các đơn vị toàn trường lập dự toán thu – chi hàng năm để tham mưu giúp việc Hiệu trưởng mở hội nghị phân bổ nguồn tài chính hàng năm đối với các đơn vị; hướng dẫn các đơn vị sử dụng các nguồn thu và kinh phí theo đúng chế độ quản lý tài chính hiện hành của Nhà nước và Quy chế chi tiêu nội bộ của nhà trường;

d) Là đầu mối phối hợp với các đơn vị toàn trường tham mưu, giúp việc Hiệu trưởng soạn thảo hệ thống văn bản quy định về chi tiêu kinh phí, quy chế chi tiêu nội bộ của nhà trường; đề xuất các biện pháp khai thác và quản lý nguồn thu, chống thất thu, thực hành tiết kiệm, chống lãng phí;

đ) Giúp việc Hiệu trưởng thực hiện kiểm tra, giám sát các hợp đồng kinh tế, về công tác chi phí trong đầu tư, xây dựng cơ bản, sửa chữa, mua sắm tài sản, trang thiết bị của nhà trường;

e) Phối hợp Phòng Tổ chức cán bộ xây dựng chế độ chính sách cho người lao động. Thực hiện chi trả tiền lương, các khoản phụ cấp và các chế độ khác cho viên chức, người lao động; Thực hiện chế độ bảo hiểm xã hội, bảo hiểm y tế, bảo hiểm thất nghiệp và các chế độ chính sách khác đối với cán bộ, viên chức và người lao động của nhà trường; thực hiện nghĩa vụ thuế đối với Nhà nước theo quy định;

g) Phối hợp với các phòng chức năng, các trung tâm, các đơn vị có liên quan và ngân hàng đã hợp đồng với nhà trường, tổ chức triển khai thu kinh phí học phí, kinh phí đào tạo, các khoản lệ phí khác đối với người học theo quy định của nhà trường;

h) Là đơn vị đầu mối phối hợp các đơn vị trong việc kiểm kê, thanh lý tài sản và đề xuất các biện pháp giải quyết, xử lý theo quy định chế độ quản lý tài sản, quản lý tài chính hiện hành;

i) Có nhiệm vụ tổ chức quy trình quản lý và bảo quản hệ thống sổ sách, chứng từ kế toán theo quy định của Nhà nước; thực hiện chế độ báo cáo kế toán, báo cáo tài chính, báo cáo thuế định kỳ theo quy định. Phối hợp các phòng chức năng, các đơn vị có liên quan tham mưu giúp việc cho Hiệu trưởng tiếp các đoàn thanh tra, kiểm tra, kiểm toán của Nhà nước, của Bộ, Ngành có liên quan;

k) Chủ trì hướng dẫn chế độ kế toán với các đơn vị có hoạt động thu chi tài chính và sử dụng ngân sách;

l) Phối hợp với các đơn vị theo dõi, quản lý và khai thác hiệu quả công tác sử dụng các nguồn ngân sách Nhà nước, tài sản được giao quản lý, sử dụng theo quy định hiện hành;

m) Tư vấn, phối hợp với các đơn vị có liên quan tham mưu, giúp việc cho Hiệu trưởng thực hiện công tác đấu thầu về đầu tư xây dựng cơ bản, về cung cấp dịch vụ và mua sắm tài sản, thiết bị … của nhà trường;

n) Hướng dẫn các đơn vị về thủ tục thanh toán chi xây dựng cơ bản, thanh toán các hoạt động dịch vụ và tài sản, thiết bị …;

o) Thực hiện các nhiệm vụ khác do Hiệu trưởng phân công.

5. Quy mô và năng lực hoạt động:

a) Xây dựng quy chế quản lý tài chính: Quy chế chi tiêu nội bộ, phương án thực hiện chế độ tự chủ về quản lý tài chính;

b) Xây dựng kế hoạch tài chính: Kế hoạch thu, chi các loại kinh phí thuộc tất cả các nguồn vốn;

c) Thống nhất quản lý các nguồn thu (phí lệ phí, hoạt động sản xuất kinh doanh và dịch vụ) trong toàn Trường;

d) Phối hợp theo dõi, kiểm tra các hoạt động mua sắm, sửa chữa, sử dụng thiết bị, vật tư;

đ) Giám sát tất cả các nguồn vốn và hoạt động tài chính của các đơn vị có hoạt động tài chính trong Trường. Kiểm tra và đôn đốc việc thực hiện các hợp đồng kinh tế;

e) Thực hiện các nghiệp vụ kế toán theo quy định của Luật Kế toán, Luật ngân sách và các văn bản hướng dẫn thực hiện. Hướng dẫn, kiểm tra thanh quyết toán với Nhà nước toàn bộ ngân sách do Nhà nước cấp và những nguồn vốn do các dự án tài trợ thuộc tất cả các đơn vị trong Trường;

g) Lưu trữ và quản lý toàn bộ tài sản, chứng từ sổ sách hồ sơ về tài chính, tài sản thiết bị vật tư chung của Trường kể cả tài sản, vật tư đã phân về các đơn vị quản lý sử dụng;

h) Tham gia các Hội đồng kiểm kê, đấu thầu, thanh lý tài sản;

i) Lập các báo cáo thống kê, báo cáo tài chính định kỳ và đột xuất theo yêu cầu của cơ quan quản lý cấp trên. 

6. Định hướng phát triển

Trước yêu cầu phát triển và hội nhập của Nhà trường trong thời kỳ đổi mới, đẩy mạnh CNH, HĐH đất nước, hội nhập quốc tế, trên tất cả các lĩnh vực của đời sống xã hội, Phòng Tài chính kế toán quyết tâm xây dựng kế hoạch tài chính khoa học,  đoàn kết nhất trí, phát huy vai trò tiền phong gương mẫu, nỗ lực phấn đấu để hoàn thành nhiệm vụ được giao vì sự phát triển bền vững và phù hợp với vị thế xứng đáng của Nhà trường. Tăng cường rèn luyện đội ngũ cán bộ giỏi về chuyên môn, vững vàng về nghiệp vụ, kiên định về lập trường, năng động, sáng tạo trong công việc. Đẩy mạnh học tập, nghiên cứu, nắm vững các văn bản quy định của Nhà nước về quản lý tài chính trên cơ sở đó thực hiện đúng chế độ chính sách và làm tốt chức năng tham mưu và tổ chức thực hiện công tác quản lý tài chính của Nhà trường.

7. Địa chỉ liên hệ:

Phòng Tài chính kế toán

– Cơ sở Hà Nội: P302, Nhà 9 tầng, 456 Minh Khai, Hà Nội.

Số điện thoại: 0243.8626892. Email: phongTCKT@en.uneti.edu.vn

– Cơ sở Nam Định: Số 353 Trần Hưng Đạo, Thành phố Nam Định.

Số điện thoại: 0228.3848964. Email: phongTCKT@en.uneti.edu.vn

4. Functions and Duties

4.1. Functions

The Department of Finance and Accounting is a unit directly under the University, functioning as an advisory and support body to the Rector in financial and accounting affairs. Its responsibilities include organizing the management, exploitation, and use of financial resources, career-related revenues, and other service income in accordance with State regulations; organizing accounting activities suitable to the University’s operational model and strictly complying with regulations on financial management applicable to public service units.

4.2. Duties and Authorities

a) Advising and assisting the Rector in developing long-term and short-term financial plans; managing financial activities in accordance with State regulations; based on the actual conditions of the University, preparing annual budget estimates and submitting them to the Ministry of Industry and Trade for approval;

b) Taking the lead in developing and submitting annual budget estimates and final settlements for the Rector’s approval; organizing and managing all accounting operations; proactively exploiting and using approved accounting software to perform accounting work in line with the University’s operational model, ensuring compliance with the regulations of the Ministry of Finance;

c) Guiding all University units in preparing annual revenue and expenditure estimates in order to advise the Rector in organizing annual financial allocation conferences; guiding units in the use of revenues and funds in accordance with current State financial management regulations and the University’s Internal Spending Regulations;

d) Acting as the focal point in coordinating with University units to advise and assist the Rector in drafting the system of regulations on expenditure management and internal spending regulations; proposing measures to exploit and manage revenue sources, prevent revenue losses, promote thrift, and combat wastefulness;

đ) Assisting the Rector in inspecting and supervising economic contracts, as well as cost management in investment, capital construction, repairs, procurement of assets, and equipment of the University;

e) Coordinating with the Department of Personnel and Organization in developing policies and regimes for employees; implementing salary payments, allowances, and other benefits for officials and employees; implementing social insurance, health insurance, unemployment insurance, and other policies for officials, public employees, and workers of the University; fulfilling tax obligations to the State in accordance with regulations;

g) Coordinating with functional departments, centers, relevant units, and contracted banks to organize the collection of tuition fees, training fees, and other charges from learners in accordance with University regulations;

h) Acting as the focal unit in coordinating asset inventory, liquidation, and proposing solutions and handling measures in accordance with current regulations on asset and financial management;

i) Organizing the management and preservation of accounting books and documents in accordance with State regulations; implementing periodic accounting, financial, and tax reporting regimes; coordinating with functional departments and relevant units to advise and assist the Rector in receiving inspection, examination, and audit delegations from the State, Ministries, and relevant sectors;

k) Taking the lead in guiding accounting regimes for units that have revenue and expenditure activities and use the State budget;

l) Coordinating with units to monitor, manage, and effectively exploit the use of State budget funds and assigned assets in accordance with current regulations;

m) Advising and coordinating with relevant units to assist the Rector in implementing bidding activities for capital construction investment, service provision, and procurement of assets and equipment of the University;

n) Guiding units on procedures for payment of capital construction expenditures, settlement of service activities, and procurement of assets and equipment;

o) Performing other duties as assigned by the Rector.

5. Scale and Operational Capacity

a) Developing financial management regulations, including the Internal Spending Regulations and plans for implementing financial autonomy mechanisms;

b) Developing financial plans, including revenue and expenditure plans for all funding sources;

c) Unifying the management of all revenue sources (fees, charges, production, business, and service activities) throughout the University;

d) Coordinating the monitoring and inspection of procurement, repair, use of equipment, and supplies;

đ) Supervising all funding sources and financial activities of units within the University; inspecting and urging the implementation of economic contracts;

e) Performing accounting operations in accordance with the Law on Accounting, the Law on State Budget, and guiding documents; guiding and inspecting settlement and finalization with the State of all State budget allocations and project-funded capital for all University units;

g) Archiving and managing all assets, accounting documents, records, and financial dossiers, as well as common assets, equipment, and supplies of the University, including those allocated to units for management and use;

h) Participating in inventory councils, bidding councils, and asset liquidation councils;

i) Preparing periodic and ad hoc statistical and financial reports as required by higher-level management authorities.

6. Development Orientation

In response to the University’s development and integration requirements during the renovation period, accelerating industrialization and modernization, and international integration across all fields of social life, the Department of Finance and Accounting is determined to develop scientific financial plans, maintain unity and solidarity, promote pioneering and exemplary roles, and strive to successfully fulfill assigned tasks for the sustainable development of the University in line with its rightful position. The Department focuses on strengthening a professional workforce with strong expertise, solid professional skills, firm political stance, and dynamic, creative working styles. It promotes continuous learning and research to thoroughly understand State regulations on financial management, thereby properly implementing policies and effectively fulfilling its advisory and organizational roles in the University’s financial management.

7. Contact Information

Department of Finance and Accounting

Hanoi Campus:
Room 302, 9-storey Building,
456 Minh Khai Street, Hanoi
Tel: +84 243 862 6892
Email: phongTCKT@en.uneti.edu.vn

Nam Dinh Campus:
353 Tran Hung Dao Street,
Nam Dinh City
Tel: +84 228 384 8964
Email: phongTCKT@en.uneti.edu.vn